SVG digitaal archiefbeheer

Waarvoor kunt u terecht als het gaat om document management

Digitalisering van uw hele archief, Scan-on-demand, pas digitaliseren als dit voor u nodig is. Elektronisch dossier, direct digitaliseren en opslaan van uw documenten

Enkele voorbeelden van document digitalisering die SVG graag voor uitvoert:
– Scannen van klantendossiers en de dagelijkse post.
– Digitaliseren van rapporten, vergunningen en besluiten.
– Scannen van HR-dossiers en ID’s.
– Digitaliseren van leveranciersdossiers en klantenboekhouding.

Enkele voorbeelden van organisaties waarvoor SVG actief is:
– Gemeenten, overheden en NGOs
– Corporates
– Productieondernemingen
– Handelsondernemingen
– Banken, verzekeraars en een pensioenorganisatie
– Zorginstellingen
– Ziekenhuizen en poliklinieken.
– Notarissen
– Advocaat maatschappen
– Accountant kantoren en makelaars

Voorbereiding Scannen

Uw documenten worden na ontvangst voorbereid op digitalisering. Dit is het meest arbeidsintensieve deel van het proces, waarbij zorgvuldig wordt gezorgd dat documenten vrij zijn van nietjes, paperclips, post-its en kreukels. Documenten worden indien nodig geplakt en worden in transparante plastic hoesjes gestoken om een optimale scan te kunnen maken. Na de voorbereiding bekijken onze scandeskundigen wat de kenmerken zijn van de documenten, bijvoorbeeld wat het paginaformaat is en of ze enkel- of dubbelzijdig zijn afgedrukt. Documenten worden op basis van die kenmerken in categorieën ingedeeld.

Automatiseren van de postkamer

Het vastleggen en classificeren van alle binnenkomende documenten. In een digitale postkamer wordt alle binnenkomende post geconverteerd naar een gemakkelijk toegankelijk elektronisch formaat, waardoor omslachtige bezorgprocessen worden voorkomen. Door gebruik te maken van dit geautomatiseerde en gecentraliseerde proces kunt u efficiënter werken en de operationele kosten die gepaard gaan met het verwerken van inkomende documenten verlagen.

Gecertificeerd vernietigen van archievening

Papiervernietiging met een Vernietigingscertificaat? SVG vernietigt uw vertrouwelijke documenten snel en 100% veilig. Geheel volgens de strengste wettelijke DIN 66399 norm! Papier vernietigen? Als het om grote hoeveelheden vertrouwelijke gegevens gaat, vereist dit een professioneel en veilig vernietigingsproces. Veel bedrijven en organisaties beschikken over discrete of privacygevoelige informatie en moeten hun papier vernietigen op een veilige en gecertificeerde manier. Ook de wetgeving, de AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming, vereist dit. Bedrijven en organisaties kunnen niet het risico lopen dat dossiers met vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen komen of nog leesbaar te maken zijn na versnippering. SVG is gespecialiseerd in het inzamelen, afvoeren en vernietigen van (vertrouwelijke) gegevens. Het gehele papier vernietigingsproces is professioneel, milieuvriendelijk en voldoet aan strenge en hoge veiligheidseisen. SVG vernietigt, versnippert of shreddert papier volgens DIN norm 66399, veiligheidsklasse 4, 5, 6 of 7, AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming, en is ISO 9001-2015, ISO/IEC 27001, ISO 50001, ISO/IEC 21964-2018, OPK en CA+ gecertificeerd. Het vernietigingsproces van SVG is al vele jaren doeltreffend gebleken en voldoet aan alle wettelijke eisen.
Wij overhandigen u een Vernietigingscertificaat als bewijs van de veilige en vertrouwelijke papiervernietiging of dossiervernietiging.

Scan-on-demand

Onze scanservices helpen u bij het verwerken van papieren documenten en foutief opgeslagen belangrijke bestanden. De uitwisseling van documenten wordt eenvoudiger en met onze service voor scannen en digitaliseren helpen we om werkprocessen en productiviteit verbeteren. Onze scanservices converteren afgedrukte documenten naar bruikbare elektronische gegevens. Deze bruikbare elektronische gegevens kunnen worden opgeslagen in een digitaal archief waar ze eenvoudig online zijn op te halen.

Electronisch dossier

Onze scanservices helpen u bij het verwerken van papieren documenten en foutief opgeslagen belangrijke bestanden. De uitwisseling van documenten wordt eenvoudiger en met onze service voor scannen en digitaliseren helpen we om werkprocessen en productiviteit verbeteren. Onze scanservices converteren afgedrukte documenten naar bruikbare elektronische gegevens. Deze bruikbare elektronische gegevens kunnen worden opgeslagen in een digitaal archief waar ze eenvoudig online zijn op te halen.

Verzamelen en Verwerken

Onze werkwijze is afhankelijk van de wijze waarop u uw huidige documenten opslaat. SVG verzamelt de documenten bij uw kantoor of haalt deze uit een bestaand archief (als uw bestanden al bij ons zijn opgeslagen) en vervoert deze op veilige wijze naar ons scanbureau.

Scannen

Onze scanspecialisten gebruiken de nieuwste scanapparatuur om elk type document in de juiste lay-out en resolutie te digitaliseren. Dit omvat (maar is niet beperkt tot) bestanden, certificaten, manuscripten, tijdschriften, kranten en technische tekeningen. De bestanden worden na het scannen gecompileerd. Elk document wordt vervolgens onderworpen aan een uitgebreide kwaliteitscontrole waarbij eventuele problemen direct door onze scanspecialisten worden opgelost.

Levering en Opslag

De digitale versie van de afgedrukte documenten wordt vervolgens opgeslagen in de gewenste indeling en aan u overgedragen. De data kunnen op diverse manieren worden aangeleverd, bijvoorbeeld op een dvd, in een beveiligde e-mail of via SFTP. U kunt bovendien de diverse hostingopties gebruiken om overal en altijd voorbeelden van documenten te bekijken, te downloaden, te printen of aan te passen.
Dankzij deze gebruiksvriendelijke informatiebeheerportals hebt u het volledige beheer over uw digitale bestanden. Een kostenbesparende methode om geleidelijk over te stappen naar een volledig gepersonaliseerd digitaal archief.

Veiligheid

Bij Scholte Verhuis Groep staat uw veiligheid alsmede die van onze eigen medewerkers centraal. Medewerkers dragen daarom bedrijfskleding ter herkenning en kunnen zich te allen tijde legitimeren. Onze zorgvuldige manier van werken is beloond met het VCA-certificaat. Al onze projectleiders en voorman projectverhuizers zijn BHV’ers. Zij weten direct hoe te handelen bij eventuele veiligheidsrisico’s. Onze verhuizers beschikken over een verklaring omtrent gedrag (VOG-NP) en hebben een verklaring getekend voor geheimhouding en vertrouwelijkheid.

100% Elektrisch Verhuizen

Uniek! Milieuvriendelijk verhuizen in Den Haag, Zoetermeer, Rotterdam of elders in Zuid-Holland? Dat kan met onze 100% elektrische verhuiswagens. Hiermee voorkomt u verspilling van fossiele brandstoffen en de vervuiling van uw omgeving door CO2.
Daarnaast voldoet SVG aan alle kwaliteitseisen die benoemd zijn binnen de ISO-14001-milieunorm.